Tout savoir sur la gestion des temps et des activités en entreprise

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  • Importance de la gestion du temps et des activités en entreprise pour évaluer et optimiser sa rentabilité et ses ressources humaines
  • Les logiciels de gestion du temps et des activités permettent un suivi efficace des temps de travail, absences, présences et actions des collaborateurs dans tous les secteurs d'activités
  • Utilisateurs concernés : salariés (demandes de congés, suivi personnel), managers (suivi d'équipe) et direction des RH (paie)
  • Avantages d'un logiciel de gestion du temps : automatisation, adaptation aux besoins de l'entreprise, mises à jour en temps réel pour une meilleure efficacité

Au sein d’une entreprise, il est essentiel d’adopter un système fiable de gestion du temps et des activités en vue d’évaluer et d’optimiser sa rentabilité ainsi que ses ressources humaines. Voici justement tout ce qu’il faut savoir sur le sujet.

Présentation de la gestion du temps et des activités

On entend par gestion du temps et des activités une branche des ressources humaines au sein d’une entreprise pour assurer :

  • le suivi des temps de travail,
  • des absences,
  • des présences,
  • de toutes les actions des collaborateurs

L’adoption d’une gestion du temps et des activités est nécessaire à toutes les organisations, qu’elles soient publiques ou privées, quels que soient les secteurs d’activités et leurs effectifs. Les besoins concernant la gestion du temps et des activités vont toutefois différer selon le secteur de l’entreprise.
Dans tous les cas, l’adoption d’une solution efficace est recommandée. Pour ce faire, il existe des logiciels qui servent à optimiser le temps de travail des salariés au quotidien tout en permettant un suivi des activités au sein d’une société, à l’exemple de Timeskipper.

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Les utilisateurs des logiciels de gestion de temps et des activités

Tous les salariés au sein d’une entreprise sont concernés par la gestion du temps.
Grâce à l’instauration de ce type de logiciel, chaque collaborateur est en mesure de :

  • faire des demandes de congés,
  • suivre des compteurs personnels,
  • consulter son planning,
  • mettre son dossier salarié à jour, etc

Des managers sont désignés pour effectuer le suivi des temps de travail de leurs équipes. Quant à la direction du département des ressources humaines, elle s’occupe de suivre de manière globale les temps de travail en vue de calculer et de réaliser la paie à chaque fin de mois.

Tout savoir sur la gestion des temps et des activités en entreprise

L’utilité d’un logiciel de gestion de temps et des activités

L’usage d’un tel logiciel est essentiel pour une meilleure efficacité et plus de rapidité dans la mesure où la majeure partie des tâches administratives concernées est automatisée.
Les logiciels sont adaptables selon les besoins de l’entreprise. Toutes les informations nécessaires sont mises à jour en temps réel et accessibles à tout moment pour un meilleur suivi.

Les bonnes raisons de mettre en place un logiciel de gestion de temps et des activités

La mise en place de ce logiciel au sein d’une entreprise est avantageuse en bien des points.

Faciliter la gestion des ressources humaines

La gestion du temps et des activités a toujours existé dans une entreprise dans la mesure où elle contribue à son bon fonctionnement. Auparavant, elle était réalisée avec du papier puis avec un tableur avec l’apparition d’Excel. Mais les nombreuses mises à jour à réaliser engendraient une multiplication des documents, une perte de temps et le risque d’avoir une information erronée.
Le développement de ces logiciels et la mise en place de nombreuses plateformes qui s’en occupent en externe ont largement simplifié la gestion des ressources humaines : gain de temps, efficacité, concentration sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme les actions marketing.

Fiabiliser les données

Les logiciels de gestion des temps et des activités ont automatisé les données qui ne risquent plus d’être erronées. Elles sont à jour en plus d’être totalement sécurisées.

Respecter le droit du travail

Avec les évolutions de la législation en ce qui concerne le droit du travail, la gestion des ressources humaines devient complexe pour les entreprises. Grâce aux logiciels automatisés et personnalisables selon la législation en vigueur et les valeurs de l’entreprise, les divers paramètres à prendre en compte ne présentent plus un casse-tête. Le respect du droit du travail est ainsi assuré au sein de l’entreprise.

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    [Facilité d’utilisation] Vous pouvez l’utiliser sans aucun problème, car il vous guide étape par étape sur YouTube. Ce guide couvre la configuration de l’horloge, la définition des règles de présence, l’enregistrement des employés, l’ajout d’administrateurs et la pointeuse, le tout en seulement 2 à 3 minutes. [Faites attention au temps de déjeuner et aux pauses] Notre pointeuse permet aux employés de pointer plusieurs fois pour les pauses et le déjeuner, leur offrant ainsi la flexibilité dont ils ont besoin. Vous pouvez également configurer la pointeuse pour déduire automatiquement le temps de déjeuner, encore plus de commodité. Toutes les données de pause et de déjeuner seront totalisées dans le rapport pour un suivi et une gestion faciles. [Paramètres de Heures Supplémentaires Personnalisables] Notre horloge de pointage vous permet de configurer et personnaliser facilement les règles de heures supplémentaires pour être conforme à la Fair Labor Standards Act. Grâce à des calculs automatiques et au suivi du temps de pause, vous pouvez garantir une rémunération précise et conforme pour vos employés. [Traitement Paie Précis] Avec notre horloge, rapports auto. sur Temps Réel, Total Travaillé, Heures Supplémentaires, Déjeuner, Pause. Oubliez les calculs manuels, l’horloge évite erreurs & besoins d’outils. Supporte travail nocturne ! [Options de Pointage Flexibles] Fonction d’enregistrement automatique des données en cas de panne électrique, prenant en charge l’empreinte digitale, le mot de passe et les badges (5 inclus), adaptée à la gestion de jusqu’à 200 employés.

FAQ

Pourquoi est-il important de gérer le temps en entreprise ?

La gestion du temps est essentielle en entreprise pour plusieurs raisons. Tout d'abord, cela permet d'être plus efficace et productif dans son travail. En planifiant et en organisant ses tâches, on évite les retards et les oublis qui peuvent compromettre la qualité des projets.

De plus, une bonne gestion du temps favorise également un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, ce qui contribue au bien-être des employés. Enfin, cela permet de respecter les délais fixés par les clients ou la direction, renforçant ainsi la crédibilité de l'entreprise et sa compétitivité sur le marché.

Comment peut-on efficacement gérer le temps en entreprise ?

Pour gérer efficacement le temps en entreprise, il est important de bien organiser ses tâches et de définir des priorités. Il est également essentiel de planifier son emploi du temps en tenant compte des échéances et des délais. De plus, l'utilisation d'outils de gestion du temps tels que les agendas ou les applications peut s'avérer utile pour mieux structurer sa journée.

Enfin, il est primordial de savoir dire non aux tâches non essentielles et de prendre régulièrement des pauses pour rester productif tout au long de la journée.

Quelles sont les meilleures applications gratuites pour gérer son temps en entreprise ?

Il existe une multitude d'applications gratuites pour gérer son temps en entreprise, mais certaines se démarquent particulièrement. Tout d'abord, Trello est un outil très utile pour organiser ses tâches et projets de manière visuelle et collaborative. Ensuite, RescueTime permet de suivre et d'analyser son temps passé sur chaque activité afin de mieux planifier sa journée.

De plus, Forest aide à se concentrer en limitant l'utilisation du téléphone pendant une période définie. Ces trois applications figurent parmi les meilleures pour optimiser sa productivité au travail sans frais supplémentaires.

Clément Robin
Journaliste sur Hyzy